Пока объем закупок невелик, для организации работы может быть достаточно 1С, электронной почты и Excel.
Но по мере роста компании закупочный процесс становится сложнее. Увеличивается количество заявок и поставщиков, в закупках участвует больше подразделений, появляются разные маршруты согласования, требования к контролю сроков, конкуренции и работе с поставщиками.
В результате информация о закупках оказывается распределена между несколькими системами и сотрудниками. Чтобы понять, на каком этапе находится конкретная заявка или процедура, руководителю приходится обращаться к закупщикам, запрашивать выгрузки или самостоятельно сводить данные из разных источников.
Сложности начинаются тогда, когда данных и операций становится слишком много, чтобы эффективно управлять ими с помощью отдельных инструментов. Руководителю становится трудно контролировать закупочный процесс целиком.
Решить эту проблему позволяет SRM-система. Она объединяет работу с заявками, закупочными процедурами и поставщиками в одном информационном пространстве, автоматизирует часть рутинных операций и дает руководителю более полную картину происходящего в закупках.
Есть несколько характерных признаков, по которым можно понять, что существующего набора инструментов компании уже недостаточно.
Если руководитель не может быстро получить целостную картину по закупкам, это признак того, что существующих инструментов уже недостаточно.
Чтобы понять, какие заявки находятся в работе, какие закупки задерживаются, где затянулось согласование или по каким позициям еще не выбран поставщик, приходится обращаться к сотрудникам, собирать данные из разных систем или ждать подготовки отчета.
В производственной компании задержка закупки сырья, материалов, комплектующих или оборудования может повлиять на выполнение производственного плана. Поэтому руководителю важно вовремя видеть закупки, по которым нарушаются сроки или возникает риск задержки.
SRM-система позволяет собирать эту информацию в одном месте. Руководитель может видеть, на каком этапе находится закупка, кто за нее отвечает, какие сроки установлены и где возникла задержка. Это сокращает зависимость от ручной отчетности и позволяет быстрее реагировать на проблемы.
Если закупщики вручную рассылают запросы поставщикам, собирают предложения, переносят данные в таблицы, сводят их для сравнения, отправляют напоминания, готовят документы и отчеты, значительная часть их времени уходит на механическую работу.
Такие операции не требуют специальных знаний и опыта закупщика. При большом количестве закупок они отнимают время, которое можно было бы использовать для анализа предложений поставщиков, переговоров, поиска более выгодных условий и решения нестандартных задач.
SRM-система позволяет автоматизировать часть этой работы. Она может рассылать запросы поставщикам, собирать предложения в едином формате, формировать сравнительные таблицы, отправлять уведомления и фиксировать ход закупочной процедуры.
В результате закупщики меньше времени тратят на механические операции и больше — на задачи, где действительно нужны их знания и опыт.
Если разные подразделения или сотрудники проводят похожие закупки по-разному, руководителю сложнее контролировать процесс и сравнивать результаты.
Например, могут отличаться формы заявок на закупку, порядок согласования, требования к поставщикам, состав документов и способы фиксации результатов. Часть действий выполняется в 1С, часть — в Excel, часть — по электронной почте.
В результате фактический порядок работы может отличаться от подразделения к подразделению. Руководителю сложнее понять, почему по похожим закупкам принимались разные решения, и проконтролировать, все ли обязательные этапы были пройдены.
SRM-система позволяет закрепить единый порядок работы: задать этапы закупки, маршруты согласования, обязательные поля и документы, правила выбора поставщика. Система ведет пользователя по заданному процессу и фиксирует выполненные действия.
Это помогает сделать закупочный процесс более единообразным и снизить зависимость от того, как привык работать конкретный сотрудник или подразделение.
Если данные о поставщиках хранятся в разных местах, сложно быстро понять, как каждый из них работал раньше: соблюдал ли сроки, какие условия предлагал и возникали ли проблемы.
Контактные данные могут находиться в 1С, коммерческие предложения — в почте, результаты прошлых закупок — в Excel, а сведения о качестве поставок и нарушениях сроков — в актах приемки, претензиях, рекламациях или переписке сотрудников. Чтобы собрать полную картину по поставщику, приходится искать данные в нескольких источниках.
SRM-система позволяет хранить информацию о поставщиках и историю взаимодействия с ними в одном месте. Можно видеть участие в закупках, предложения, результаты оценки, договоры и данные о выполнении обязательств.
В результате при выборе поставщика проще учитывать не только его текущее предложение, но и предыдущий опыт работы с ним.
При выборе поставщика учитывают не только цену, но и сроки поставки, условия оплаты, качество, наличие необходимой документации и другие параметры.
Если предложения поступают в разном виде и сравниваются вручную, закупщику приходится самостоятельно приводить данные к единому формату и проверять, насколько условия поставщиков соответствуют требованиям закупки.
Чем больше участников и критериев, тем сложнее такое сравнение. Возрастает риск пропустить важное условие или ошибиться при переносе данных.
SRM-система позволяет собирать предложения поставщиков в единой форме и автоматически сводить их для сравнения. Это упрощает анализ условий и помогает зафиксировать, на основании каких данных был выбран поставщик.
После выбора поставщика важно контролировать исполнение заказа: подтвержден ли он поставщиком, отгружена ли продукция вовремя и соблюдается ли согласованный срок поставки.
Если данные о поставке сотрудники получают по почте или уточняют вручную, информация обновляется с задержкой. В результате о проблеме можно узнать слишком поздно — когда срок поставки уже нарушен или до него остается совсем мало времени.
Для компании это создает дополнительный риск: несвоевременная поставка сырья, материалов или комплектующих может повлиять на выполнение плана выпуска продукции.
SRM-система позволяет контролировать сроки исполнения заказов и фиксировать отклонения. Закупщик и руководитель могут раньше увидеть риск задержки и принять меры: связаться с поставщиком, уточнить новый срок или при необходимости найти альтернативный вариант поставки.
Руководителю нужны данные, которые помогают видеть проблемы в закупочном процессе и понимать, где есть возможности для улучшения. Например, сколько времени занимают закупочные процедуры, на каких этапах возникают задержки, сколько поставщиков в среднем участвует в одной закупочной процедуре и как меняются закупочные цены.
Если такие данные приходится собирать вручную из нескольких источников, подготовка отчетов занимает время, а информация быстро устаревает.
SRM-система позволяет собирать данные по закупкам автоматически и формировать отчеты по ключевым показателям. Руководитель может видеть длительность закупочных процедур, уровень конкуренции, отклонения от сроков, результаты работы с поставщиками и другие показатели.
Это помогает быстрее находить проблемные участки и принимать решения на основе актуальных данных.
Появление перечисленных признаков не означает, что компании нужно отказываться от 1С или ERP-системы.
Эти решения обычно продолжают использовать для бухгалтерского и управленческого учета, финансовых операций, складского учета и других корпоративных процессов. SRM решает другую задачу — помогает управлять закупочными процедурами, взаимодействием с поставщиками и связанными с ними данными.
SRM интегрируется с ERP-системой. Например, заявка на закупку формируется в ERP и передается в SRM для проведения закупочной процедуры. После выбора поставщика результаты закупки передаются обратно в ERP и используются для учета заказа, поставки и оплаты.
Таким образом, ERP и SRM дополняют друг друга: каждая система отвечает за свою часть процессов компании, а необходимые данные передаются между ними автоматически.