Если бизнес растет, нужна автоматизация закупок. Разбираемся, с чего начать

Быстрый рост бизнеса — это не только больше клиентов и больше прибыли, но еще и вызов для корпоративных процессов. Закупочная работа — одна из первых функций, которая начинает «буксовать»: то, что работало при 20 закупках в месяц, перестаёт справляться при двух сотнях. Все чаще случаются задержки поставок, ошибки в тендерной документации и срочные внеплановые расходы на почему-то неучтенные товары и услуги — те самые «непрозрачные траты», из которых закупочный бюджет может состоять больше чем на 40%. Автоматизация в этом случае — не «приятное дополнение», а необходимость, которая позволит удержать управляемость закупочного процесса и избежать явно лишних расходов. Остается только понять, какие закупочные задачи автоматизировать первыми. Особенно если ресурсы ограничены, а задач у снабженцев не становится меньше?

Ищем узкие места в закупках, которые появляются при масштабировании бизнеса

Когда компания растёт, закупочная нагрузка увеличивается едва ли не по экспоненте. Списки проблем, с которыми сталкиваются отделы закупок и снабжения, конечно же, у всех разные, но к нам чаще обращаются с такими:

Увеличение сроков согласований. Чем больше участников — тем дольше проходит утверждение заявок на закупку, тендерной документации и даже победителей тендеров. Ситуация окажется еще сложнее, если в компании принято большую часть согласований проводить лично или по email.
Ошибки и дублирование заказов на поставку. Заявки теряются, поступают в отдел закупок и снабжения неравномерно, повторяют друг друга — отсюда дополнительные расходы на закупки. Время меду заказом на поставку и самой поставкой увеличивается в разы, а корпоративные заказчики часто получают не то, что им нужно.
Перегрузка закупщиков. Сотрудники отдела снабжения и закупок превращаются в посредников между подразделениями компании, складом, бухгалтерией и поставщиками. Вместо поиска поставщиков с выгодными условиями снабженцы курсируют между отделами, согласовывают и уточняют заказы — и чем их больше, тем выше риск ошибок, тем вероятней выгорание сотрудников.
Потеря прозрачности. Возникает настоящий закупочный беспорядок — сложно понять, какие товары закуплены, с какой целью, у кого и по какой цене. На фоне потери прозрачности становятся возможными злоупотребления со стороны закупщиков — включить в список постоянных поставщиков «своего», пусть и с хромающим качеством, и по высокой цене, и не попасться становится проще.

Расставляем приоритеты: какие процессы нужно автоматизировать в первую очередь

Начинать стоит с процессов, которые дают максимальный выигрыш на старте. Наша практика внедрения систем автоматизации закупок и взаимодействия с поставщиками показывает, что на первое место в очередь на автоматизацию стоит поставить такие процессы:

Обработка заявок на поставку. Заявки фиксируются и обрабатываются в системе, а не в Excel или чатах, и автоматически направляются на утверждение по заданному маршруту.
Выбор поставщика. Автоматизируются все этапы выбора поставщика, от поиска и предварительного отбора до согласования. Это помогает не только сэкономить время, но и исключить фактор коррупции в оценке контрагентов, уменьшить избежать ручного вмешательства и сократить риски.
Сбор коммерческих предложений и проведение мини-тендеров. Даже в SRM с максимально простой ЭТП можно собрать предложения поставщиков, сравнить их и обосновать выбор победителя.
Контроль бюджета и лимитов. На этапе создания или согласования заявки на поставку она проходит проверку — система автоматически определяет, «влезает» ли заявка в бюджет на закупки в компании или подразделении.
Регулярные закупки типовых товаров. Это рутинная работа, которая просто обязана быть автоматизирована.

Список можно дополнить — ведь закупочные процессы и регламенты могут быть уникальными. Чтобы понять, насколько тот или иной процесс или этап закупочной работы нуждается в автоматизации, можно использовать несколько критериев. В первую очередь:

Объем работы, связанный с тем или иным этапом закупок и взаимодействия с поставщиками. Например, если компания большую часть закупок делает напрямую поставщикам, имеет смысл автоматизировать именно этот процесс.
Количество ошибок, которые возникают при работе. Если, например, среди новых поставщиков высок процент ненадежных — тех, которые не выполняют даже первый контракт — имеет смысл упорядочить и автоматизировать именно эту часть закупочного процесса.
Вовлеченность сотрудников в процесс. Участие в согласовании заказа на поставку или в уточнении тендерной документации представителей сразу нескольких отделов — повод автоматизировать процесс одним из первых.

Автоматизация закупок — это не обязательно дорого и долго. Главное — начать с правильных шагов: автоматизировать базовые сценарии, на которых «спотыкается» растущий бизнес. Это даст максимально быстрый эффект и поможет подготовить базу для дальнейшего развития. Не обязательно сразу запускать всё — разумная автоматизация начинается с одного процесса, но построенного правильно.

Остается только выбрать способ автоматизации. И если речь идет про быструю автоматизацию отдельных этапов взаимодействия с поставщиками (и последовательное включение в контур автоматизации остальных этапов и процессов) можно использовать облачную систему управления закупками и поставщиками. Например, «Умные закупки». Познакомиться с облачным решением для автоматизации можно на страницах возможностей. Например, о том, как «Умные закупки» автоматизируют заказы поставщикам.

Запишитесь на онлайн-демонстрацию возможностей «Умных закупок»

Получив вашу заявку, мы:

позвоним по телефону и договоримся об удобном для вас времени;
созвонимся по Zoom или Skype;
обсудим, какие проблемы и цели у вас есть в направлении закупок;
покажем, как с помощью “Умных закупок” вы сможете решить проблемы и достичь цели.