Купить готовое решение или разработать самим: как правильно автоматизировать закупки


Автоматизация закупок позволяет избавить снабженцев от рутинных задач, повышает управляемость закупок, гарантирует сохранность данных о закупочной деятельности. Останавливает от перехода с «бумажек и Excel» к автоматизированной системе управления закупками только стоимость ее внедрения. Беглый поиск подтверждает — речь идет о миллионах. Но так ли это?
Приняв решение об автоматизации закупок, вы оказываетесь перед выбором:
  • обратиться за разработкой системы управления закупками «под ключ» в IT-компанию;
  • создать систему самостоятельно — силами штатных разработчиков;
  • пользоваться готовым решением — IT-сервисом, облачной системой управления закупками.
У каждого из вариантов есть как плюсы, так и минусы.

Автоматизация «под ключ»: эксклюзивное решение за миллионы

Основные плюсы варианта с разработкой системы автоматизации закупок сторонней компанией:
 
  • решение будет разработано по вашему ТЗ, с учетом потребностей и бизнес-процессов вашей компании;
  • высокая вероятность успеха — если разработчик уже реализовал хотя бы несколько проектов автоматизации закупок, он успешно справится и с вашим.
 
Минусы разработки системы автоматизации «под ключ»:
  • стоимость разработки системы управления закупками по индивидуальному ТЗ «стартует» от 1 млн рублей, и зависит от сложности технического задания, а также от опыта и самооценки исполнителя.
  • потребуется от нескольких месяцев до года, чтобы разработать индивидуальный продукт с нуля. И не забывайте, что еще потребуется время на его внедрение — пусконаладку, работу над ошибками.
Неочевидный минус — затраты времени на поиск подрядчика. Гарантий, что у разработчиков сразу получится то, что нужно вам, нет. Более того, если у подрядчика мало опыта в разработке именно систем управления закупками — до внедрения дело может и не дойти:

«Два с половиной года назад мы задались вопросом автоматизации проведения тендеров. Мы хотели, чтобы у нас было что-то наподобие ЭТП, но, откровенно говоря, мы плохо представляли, как это должно быть. За разработку площадки взялась компания, которая занималась созданием нашего сайта и которая не имела опыта запуска специализированных торгово-закупочных систем. В общем, до проведения тендеров в той системе так и не дошло, и мы обратились за помощью в создании ЭТП. к другому разработчику».

Лариса Коростина, ведущий инженер по тендерам УК «Талан», из интервью компании «Фогсофт».

Автоматизация закупок своими силами: деньги на ветер

Второй путь – создать решение для автоматизации закупок самостоятельно, доступен только тем компаниям, у которых в штате есть высококлассные разработчики. Алгоритм простой: посмотреть готовые решения — сделать аналог.
Теоретически, собственная разработка — это возможность сэкономить. На практике — выгода, по сравнению с заказом системы управления закупками, либо минимальная, либо — отрицательная. Причин несколько:
  • нужна команда для проекта — системный аналитик, менеджер проекта, хотя бы два-три разработчика и тестировщик, по окончании проекта — специалист технической поддержки;
  • понадобится купить серверы для работы системы;
  • во время разработки от работы будет отвлекаться бизнес-заказчик — руководитель отдела закупок, финансовый или генеральный директор;
  • сотрудники, вовлеченные в проект, не смогут участвовать в деятельности компании.
Плюсы создания автоматизации закупок своими силами:
  • не нужно сразу тратить миллионы разово — внутренняя разработка потребует сотен тысяч, к которым добавится упущенная выгода из-за отвлечения разработчиков на проект системы управления закупками.
Минусы создания автоматизации закупок своими силами:
  • реализация возможна только при наличии своих разработчиков и менеджера проекта с компетенциями и опытом — месяц разработки собственной системы управления закупками будет стоить примерно 500 тыс. руб. (зарплата участников проекта);
  • сложно предсказать сроки разработки и внедрения решения — на это может потребоваться и несколько месяцев, и год, и полтора;
  • придется поддерживать работоспособность системы своими силами — работа специалиста техподдержки обойдется в 40-70 тыс. в месяц.

Использование готового онлайн-сервиса: дешево, быстро, достаточно для большинства

Облачный сервис для управления закупками — вариант, который выбирают малые и средние компании. Доступ к работе в облачном сервисе может составлять 35-40 тыс. рублей в месяц. Поддерживает и развивает сервис его разработчик — а значит, новые возможности вы получаете «в подарок», без доплат.
Плюсы покупки доступа к сервису автоматизации закупок:
  • недорого — за цену разработки системы управления закупками с нуля вы можете пользоваться онлайн-сервисом в течение нескольких лет;
  • достаточный для ведения закупочной деятельности функционал;
  • быстрое внедрение — для обучения работе с сервисом хватает пары дней;
  • поддержкой и оптимизацией сервиса занимается разработчик — собственную инфраструктуру компании развивать не нужно.
Минусы использования сервиса для автоматизации закупок:
  • в решении «зашиты» стандартные процедуры закупочной деятельности. Несмотря на возможности настройки, «подогнать» собственные бизнес-процессы под стандарты сервиса не всегда получается;
  • абонентская плата — платить за пользование потребуется ежегодно, поквартально или ежемесячно. Как правило, годовые тарифы дешевле.

Если ваша задача — экономия не только на закупках, но и на автоматизации — выбирайте онлайн-сервис

Выбор в пользу одного из трех вариантов автоматизации закупок обусловлен не только бюджетом, но и количеством закупок, плановыми сроками внедрения, эффектами, которые ожидают от внедрения системы автоматизации.
Кроме небольших и средних компаний — с годовым доходом до 2 млрд рублей и среднесписочной численностью не более 250 человек — онлайн сервисы автоматизации закупок подходят для структурных и обособленных подразделений крупных организаций, а также крупных организаций, которые не готовы платить за поддержку собственных информационных систем миллионы.

Запишитесь на бесплатную презентацию возможностей системы

Получив вашу заявку, мы:
  • позвоним по телефону и договоримся об удобном для вас времени;
  • созвонимся по Zoom или Skype;
  • обсудим, какие проблемы и цели у вас есть в направлении закупок;
  • покажем, как с помощью “Умных закупок” вы сможете решить проблемы и достичь цели.

Если остались вопросы: