Как проверить поставщика на старте


Чтобы контракт не превратился в «тыкву», а налоговые органы не начали задавать вопросов о том, проявила ли ваша компания «должную осмотрительность» — будущих поставщиков нужно проверять. В том, как проверять будущих поставщиков еще до того, как вы привлекли их к участию в конкурентных закупках, сегодня и разберемся.
Проверка поставщиков (как и других категорий контрагентов) — это обязанность любой компании. В статье 54.1 Налогового кодекса РФ прямо указано требование к юрлицам проявлять должную осмотрительность при выборе контрагента. Цель проверки — убедиться в том, что контрагент, в нашем случае — поставщик, сможет выполнять обязательства по договорам.

Если не проверять поставщика

Способы проверки поставщика: как быстро собрать достоверную информацию

  • Через специальные сервисы-агрегаторы — они собирают информацию из различных реестров, например ЕГРЮЛ, баз данных и других открытых источников, вроде РНП, реестра недобросовестных поставщиков, в который попадают контрагенты государственных организаций, нарушившие условия контрактов по госзакупкам.
  • Вручную — располагая только названием и ИНН поставщика, можно выяснить, как минимум, статус контрагента (действующий, банкрот, находится в процессе ликвидации или реорганизации), виды деятельности контрагента, юридический адрес.
  • Через самого поставщика — запросить у него документы, которые подтверждают опыт, способность выполнить контрактные обязательства, попросить провести экскурсию на производство или предоставить образцы продукции, отзывы заказчиков.

Способы проверки поставщиков: плюсы и минусы

Запросить информацию о поставщике у него самого — самый перспективный вариант. Одно то, что поставщик соглашается предоставить данные о себе — хороший признак: он готов к сотрудничеству. Нужно только решить несколько вопросов:
  • ускорить сбор информации от поставщиков — если пытаться связаться с каждым отдельно, то на получение информации уйдут дни;
  • упорядочить данные от будущих поставщиков — как минимум, все они должны отвечать на одинаковые вопросы в одинаковом формате, чтобы их можно было сравнивать;
  • обеспечить доступ к данным, которые получены от поставщиков — чтобы использовать их в будущем.

Как проверять поставщиков и не тратить на это недели? Автоматизируем проверку

Работу с поставщиками в ручном режиме — с рассылкой писем, звонками, напоминаниями контактным лицам в мессенджерах — можно ускорить и упорядочить, если автоматизировать ее. Сделать это можно, используя инструменты электронной торговой площадки (ЭТП) или онлайн-сервиса для управления закупками.
Исследование портала TAdviser показывает, что треть крупных и средних компаний используют ЭТП для аттестации и квалификации поставщиков — то есть для их проверки после регистрации и перед участием в тендерах.

Как проверять поставщика с помощью инструментов сервиса «Умные закупки»

Онлайн-сервис управления закупками «Умные закупки» позволяет не только проводить конкурентные закупочные процедуры, но и проверять поставщиков: оценивать их опыт, компетентность, запрашивать документы (лицензии, сертификаты) — то есть максимально автоматизирует проверку и отбор поставщиков на старте сотрудничества.

Приглашайте организации, которые вам интересны как поставщики:

Вы рассылаете стандартное приглашение, а потом работаете с теми поставщиками, которые на него откликнулись — все это в границах одной системы, без лишней переписки, звонков и встреч.

Проводите аттестации, чтобы выбрать подходящих поставщиков:

Критерии оценки: что проверять у поставщика на старте

Это только основные критерии отбора — на деле их может быть гораздо больше. Перечень критериев зависит от закупочной политики компании, регламентов и правил. В онлайн-сервисе «Умные закупки» можно проводить аттестации для новых поставщиков с использованием любых критериев оценки.

Добавляйте выбранные организации в список участников закупок:

После приглашения вы можете создавать карточку организации, в которой собрана вся информация о контрагенте. В том числе данные, которые помогут выбирать поставщиков для участия в закупках: например, вид экономической деятельности.
«Умные закупки» помогают отбирать только надежных поставщиков — тех, которые точно соответствуют вашим требованиям.

Запишитесь на бесплатную презентацию возможностей системы

Получив вашу заявку, мы:
  • позвоним по телефону и договоримся об удобном для вас времени;
  • созвонимся по Zoom или Skype;
  • обсудим, какие проблемы и цели у вас есть в направлении закупок;
  • покажем, как с помощью “Умных закупок” вы сможете решить проблемы и достичь цели.

Если остались вопросы: