Централизация закупок: как SRM поддерживает переход от разрозненных закупочных процессов к упорядоченным


Централизация закупок представляет собой переход от множества локальных практик к единой системе требований, в которой инициация, выбор поставщика, согласование и исполнение подчиняются общим правилам. SRM, система управления взаимоотношениями с поставщиками, в этом случае выступает как инфраструктура, которая: задает правила, обеспечивает возможность сопоставлять данные и позволяет контролировать соблюдение закупочных регламентов на всех этапах, в каждом подразделении компании.

Что именно централизуют

Централизация в управлении закупками подразумевает унификацию этапов и элементов закупочного процесса:

  • Требования к структуре и содержанию заявок на поставку. Устанавливаются единые правила оформления, обязательные поля и критерии проверки заявок.
  • Справочники номенклатуры. Создаётся унифицированный перечень товаров и услуг с единой классификацией и кодировкой, исключаются дубли. При необходимости унифицируются и справочники контрагентов.
  • Порядок согласования. Определяются маршруты и сроки согласования заявок, а также роли участников процесса.
  • Выбор поставщиков. Разрабатываются правила отбора поставщиков для различных категорий закупок, включая критерии оценки и механизмы конкурентного отбора.
  • Контроль исполнения контрактных обязательств. Внедряются механизмы мониторинга выполнения договорных обязательств, учёта нарушений и реагирования на них.

При этом такой подход к системе управления закупками допускает определенную гибкость. Например, сочетание элементов централизации и самостоятельности отделов и филиалов в поиске и оценке поставщиков, проведении закупочных процедур — при соблюдении определенных условий.

Так поступают, если стоимость закупки не будет превышать заданного порога или закупаемый товар не относится к жизненно важным для компании. Контроль за закупками подразделений, получивших право снабжаться самостоятельно, тем не менее, сохраняется.

Зачем нужна централизация

Различия в подходах подразделений к закупке одинаковых товаров увеличивают расходы: стоимость единицы товара растет за счет отсутствия консолидированного объема и создают избыточное количество поставщиков внутри каждой товарной категории. В результате:

  • Компания теряет возможность получать оптовые скидки, заказывая крупные партии товара.
  • Растут накладные и операционные расходы.
  • Страдает качество закупаемых товаров, поскольку нет унифицированных спецификаций и технических заданий.
  • На одни и те же товары цены различаются на десятки процентов — спланировать расходы невозможно.

Без централизации невозможно сопоставить и сравнить заявки, объединять потребности, унифицировать коммерческие условия поставки. Пока каждая бизнес-единица использует собственные критерии выбора, расходы остаются непрозрачными, а управление поставщиками сводится к администрированию договоров, а не к категорийному управлению.

Что может помешать централизации закупок

Проект централизации может встретить сопротивление со стороны подразделений компании, которые привыкли вести самостоятельную закупочную политику. Подразделения воспринимают централизацию как потерю контроля, что выражается в трех основных опасениях:

  • Невозможность оперативно выбрать знакомого поставщика, с которым уже выстроены рабочие отношения.
  • Увеличение сроков обработки заявок из-за появления дополнительных согласующих инстанций.
  • Игнорирование специфики операционных потребностей, которая, по мнению инициаторов, известна только им.

Переход к централизации закупок может совершаться с ошибками. Например:

  • Отсутствие переходного периода, в котором параллельно работают старая и новая модели.
  • Нераспределенная ответственность, когда не закреплено, кто принимает решения на каждом этапе.
  • Неформализованные сценарии исключений, при которых подразделения не понимают, как легально провести срочную или специфическую закупку.

Чтобы минимизировать негативное отношение к проекту со стороны сотрудников и подразделений компании, нужно:

  • Ввести переходную модель работы, где новые правила применяются поэтапно, с сохранением части автономности подразделений на начальном этапе.
  • Установить регламент сроков обработки заявок, гарантирующий, что централизация не приведёт к задержкам в оперативном снабжении.
  • Разработать сценарии исключений для учёта специфики подразделений (например, экстренные закупки или уникальные потребности).
  • Обеспечить отчётность, демонстрирующую измеримые эффекты изменений (снижение затрат, ускорение процессов, сокращение числа поставщиков), чтобы участники видели пользу новой модели.

Принятие новой модели напрямую зависит от того, насколько окажутся сокращены объемы ручной работы и насколько понятней будет новый подход к закупкам.

Как SRM поддерживает переход к централизации

В качестве инструмента для консолидации закупок лучшего решения, чем SRM просто нет. В ней настраиваются:

  • Справочник номенклатуры и категорий формирует единую классификацию товаров и услуг, используемую всеми подразделениями. Это обеспечивает сопоставимость данных и упрощает анализ спроса.
  • Маршруты согласования определяют последовательность этапов и ролей для разных типов заявок, что позволяет чётко распределить ответственность и контролировать сроки. Лимиты и ограничения задаются как автоматические фильтры по финансовым и количественным параметрам — это снижает риск превышения бюджета и несанкционированных закупок.
  • Роли и зоны ответственности разграничивают права доступа и обязанности пользователей в системе, гарантируя, что каждый участник выполняет только разрешённые действия.
  • Учёт отклонений регистрирует исключения из правил для последующего анализа и корректировки процессов.
  • Отчётность по соблюдению требований предоставляет набор метрик и дашбордов для мониторинга эффективности, давая руководству инструменты для принятия управленческих решений.

Что контролировать после изменения закупочной модели

После внедрения централизованной модели закупок необходимо регулярно отслеживать следующие метрики:

  • Доля заявок на поставку, проходящих через централизованную модель — показатель охвата и соблюдения правил.
  • Количество отклонений — частота нарушений установленных требований.
  • Сроки обработки заявок— время прохождения заявки от подачи до размещения заказа.
  • Экономия — разница между плановыми и фактическими затратами, а также эффект от консолидации спроса.
  • Число исключений по подразделениям — индикатор сопротивления и проблем с адаптацией.

Запишитесь на онлайн-демонстрацию возможностей «Умных закупок»

Получив вашу заявку, мы:
  • позвоним по телефону и договоримся об удобном для вас времени;
  • созвонимся по Zoom или Skype;
  • обсудим, какие проблемы и цели у вас есть в направлении закупок;
  • покажем, как с помощью “Умных закупок” вы сможете решить проблемы и достичь цели.