Анализировать поставщиков — долго?
Нет, если использовать систему управления поставщиками


Согласно исследованию портала TAdviser, среди российских компаний только у половины автоматизирована оценка поставщиков. И меньше, чем у трети автоматизирована проверка поставщиков: как потенциальных, с которыми только предстоит наладить сотрудничество, так и действующих — чтобы допустить их к тендерам или выполнению заказов.

А ведь процесс анализа поставщиков — или квалификации, как обычно говорят специалисты по закупкам и тендерам — один из самых трудоемких. И если с поиском новых контрагентов проблем обычно нет, то с оценкой рисков и ранжированием предложений от каждого поставщика все не так. На то, чтобы отобрать лучших, с самыми выгодными условиями и ценами, уходят дни и недели. А если поставщик окажется неспособным резко нарастить поставки или поддерживать оптимальные для заказчика цены, то процедуры поиска и оценки замены придется начинать заново.

Зачем анализировать поставщиков

Оценивать поставщиков требуется для того, чтобы решать самые разные бизнес-задачи:

  • Снижать издержки и себестоимость ваших товаров — за счет выбора контрагентов с низкими ценами, быстрой доставкой, выгодной рассрочкой платежей.
  • Расширять собственный ассортимент товаров и перечень услуг.
  • Снижать риски при заключении договоров — уменьшить вероятность задержек и брака, повысить качество собственных товаров.

Критерии оценки поставщиков

Для оценки и последующего сравнения поставщиков разработано множество методик. От совсем небыстрых вроде пробных закупок и проведения независимых экспертиз качества товаров до экспресс-анализа надежности на основании данных из реестров, с профильных сайтов и отзывов.

Критерии подбираются в зависимости от того, какие задачи нужно решить. Базовый чек-лист оценки поставщика выглядит так:

Критерий

Что проверяем

Как проверяем

Качество продукции и услуг

Соответствие продукции стандартам и требованиям рынка, отсутствие брака, качество услуг

Запрашиваем сертификаты на продукцию, знакомимся с результатами независимых проверок качества, собираем отзывы клиентов о качестве товаров

Соблюдение сроков поставки

Пунктуальность поставщика, способность к стабильным и своевременным поставкам

Изучаем статистику прошлых поставок, запрашиваем у поставщика данные о логистических возможностях, знакомимся с отзывами о соблюдении сроков и наличии задержек поставок

Цены и условия оплаты, скидки

Конкурентность цен, гибкость условий оплаты, скидки и бонусы при долгосрочном сотрудничестве

Запрашиваем прайс-листы, обсуждаем возможность отсрочки платежа и скидок за крупные заказы

Репутация

Надёжность поставщика, опыт и репутация на рынке, отзывы других клиентов о сотрудничестве

Изучаем информацию в публичных источниках, запрашиваем у поставщика отзывы клиентов или их контакты, проверяем компанию по реестрам ненадёжных поставщиков

Финансовая стабильность

Финансовое состояние и устойчивость поставщика (помогает снизить риски при долгосрочном сотрудничестве)

Запрашиваем финансовую отчётность, проверяем кредитный рейтинг, изучаем историю работы

Каждый критерий можно дополнительно детализировать. Например, уточнить, какие именно скидки предлагает поставщик: разовая скидка или на повторные заказы, по условиям долгосрочного договора, как поощрение за эксклюзивные поставки. Ручной сбор данных для оценки и их обработка отнимает время, поэтому самый просто способ ускорить процесс — поручить заполнение самому поставщику:

Так может выглядеть форма регистрации поставщика в SRM. После заполнения остается только выборочно проверить факты из профиля поставщика — времени это занимает куда меньше, чем самостоятельный поиск информации о поставщике

Как проходит анализ и оценка поставщиков в SRM

В системах автоматизации взаимоотношений с поставщиками процесс анализа и оценки новых контрагентов предельно прост:

Импорт данных о новых поставщиках в SRM

Рассылка приглашений сотрудничеству

Заполнение новыми поставщиками анкет и профилей

Ранжирование и классификация поставщиков

Импорт возможен как из Excel-файла, так и через API, из различных открытых источников: реестров поставщиков, досок объявлений, форумов, отраслевых порталов

В SRM можно запустить автоматическую рассылку приглашений — адресат просто переходит по ссылке и заполняет анкету

Все поставщики заполняют единообразные формы, благодаря чему анкеты и профили легко сравнивать

Поставщики сортируются по надёжности, ассортименту, доступности и стоимости, и другим критериям — в зависимости от важности каждого

Как проходит анализ и оценка поставщиков в SRM

Организация оценки и анализа поставщиков с помощью инструментов SRM позволяет автоматизировать, ускорить и упростить самые трудоемкие этапы работы закупщиков: сбор, сравнение информации, ранжирование и распределение поставщиков по категориям. Владелец SRM получает не просто список поставщиков, а информативную интерактивную базу данных, которая используется для:

  • Подключения надёжных поставщиков к выполнению заказов и участию в тендерах.
  • Мониторинга эффективности взаимодействия с каждым поставщиком.
  • Подготовки к изменению условий договоров на поставку и оказание услуг при пролонгировании.
  • Отсева контрагентов, создающих дополнительные риски и неудобства.
  • Быстрого поиска замены для незакрытых позиций в закупках и создания пула альтернативных поставщиков.

Запишитесь на онлайн-демонстрацию возможностей «Умных закупок»

Получив вашу заявку, мы:
  • позвоним по телефону и договоримся об удобном для вас времени;
  • созвонимся по Zoom или Skype;
  • обсудим, какие проблемы и цели у вас есть в направлении закупок;
  • покажем, как с помощью “Умных закупок” вы сможете решить проблемы и достичь цели.