Согласно исследованию портала TAdviser, среди российских компаний только у половины автоматизирована оценка поставщиков. И меньше, чем у трети автоматизирована проверка поставщиков: как потенциальных, с которыми только предстоит наладить сотрудничество, так и действующих — чтобы допустить их к тендерам или выполнению заказов.
А ведь процесс анализа поставщиков — или квалификации, как обычно говорят специалисты по закупкам и тендерам — один из самых трудоемких. И если с поиском новых контрагентов проблем обычно нет, то с оценкой рисков и ранжированием предложений от каждого поставщика все не так. На то, чтобы отобрать лучших, с самыми выгодными условиями и ценами, уходят дни и недели. А если поставщик окажется неспособным резко нарастить поставки или поддерживать оптимальные для заказчика цены, то процедуры поиска и оценки замены придется начинать заново.
Оценивать поставщиков требуется для того, чтобы решать самые разные бизнес-задачи:
Для оценки и последующего сравнения поставщиков разработано множество методик. От совсем небыстрых вроде пробных закупок и проведения независимых экспертиз качества товаров до экспресс-анализа надежности на основании данных из реестров, с профильных сайтов и отзывов.
Критерии подбираются в зависимости от того, какие задачи нужно решить. Базовый чек-лист оценки поставщика выглядит так:
Критерий | Что проверяем | Как проверяем |
Качество продукции и услуг | Соответствие продукции стандартам и требованиям рынка, отсутствие брака, качество услуг | Запрашиваем сертификаты на продукцию, знакомимся с результатами независимых проверок качества, собираем отзывы клиентов о качестве товаров |
Соблюдение сроков поставки | Пунктуальность поставщика, способность к стабильным и своевременным поставкам | Изучаем статистику прошлых поставок, запрашиваем у поставщика данные о логистических возможностях, знакомимся с отзывами о соблюдении сроков и наличии задержек поставок |
Цены и условия оплаты, скидки | Конкурентность цен, гибкость условий оплаты, скидки и бонусы при долгосрочном сотрудничестве | Запрашиваем прайс-листы, обсуждаем возможность отсрочки платежа и скидок за крупные заказы |
Репутация | Надёжность поставщика, опыт и репутация на рынке, отзывы других клиентов о сотрудничестве | Изучаем информацию в публичных источниках, запрашиваем у поставщика отзывы клиентов или их контакты, проверяем компанию по реестрам ненадёжных поставщиков |
Финансовая стабильность | Финансовое состояние и устойчивость поставщика (помогает снизить риски при долгосрочном сотрудничестве) | Запрашиваем финансовую отчётность, проверяем кредитный рейтинг, изучаем историю работы |
Каждый критерий можно дополнительно детализировать. Например, уточнить, какие именно скидки предлагает поставщик: разовая скидка или на повторные заказы, по условиям долгосрочного договора, как поощрение за эксклюзивные поставки. Ручной сбор данных для оценки и их обработка отнимает время, поэтому самый просто способ ускорить процесс — поручить заполнение самому поставщику:
Так может выглядеть форма регистрации поставщика в SRM. После заполнения остается только выборочно проверить факты из профиля поставщика — времени это занимает куда меньше, чем самостоятельный поиск информации о поставщике
В системах автоматизации взаимоотношений с поставщиками процесс анализа и оценки новых контрагентов предельно прост:
Импорт данных о новых поставщиках в SRM | Рассылка приглашений сотрудничеству | Заполнение новыми поставщиками анкет и профилей | Ранжирование и классификация поставщиков |
Импорт возможен как из Excel-файла, так и через API, из различных открытых источников: реестров поставщиков, досок объявлений, форумов, отраслевых порталов | В SRM можно запустить автоматическую рассылку приглашений — адресат просто переходит по ссылке и заполняет анкету | Все поставщики заполняют единообразные формы, благодаря чему анкеты и профили легко сравнивать | Поставщики сортируются по надёжности, ассортименту, доступности и стоимости, и другим критериям — в зависимости от важности каждого |
Организация оценки и анализа поставщиков с помощью инструментов SRM позволяет автоматизировать, ускорить и упростить самые трудоемкие этапы работы закупщиков: сбор, сравнение информации, ранжирование и распределение поставщиков по категориям. Владелец SRM получает не просто список поставщиков, а информативную интерактивную базу данных, которая используется для: