Многие руководители предпочитают фокусироваться в первую очередь на продажах. А что если продавать столько же, но меньше тратить на закупки? Все больше экспертов приходят к мнению, что эффективное управление закупочным процессом – ключевой драйвер роста прибыли. Особенно это актуально для производственных компаний, где закупки составляют от 40 до 70% оборота.
Предположим, что доля прибыли в обороте компании составляет 10%, а доля закупок – 40%, т.е. в четыре четыре больше. Значит, сокращение затрат на закупки на 10% приведет к росту прибыли на 40%, т.е. более чем на треть!
При этом, тысячи компаний в России ежегодно теряют колоссальные средства на закупках. Главная причина – вовсе не воровство и откаты. Как показало исследование KPMG, на один рубль, украденный при закупках, приходится 5 рублей, потерянных из-за низкой эффективности закупочного процесса.
Эта статья поможет вам сократить затраты на закупки и сделать закупочный процесс прозрачным и контролируемым.
Пройдите короткий тест и узнайте уровень зрелости вашего закупочного процесса.
Пройти тестЧем больше в процедуре используется бумажных форм (бланков, отчетов) и устаревших решений (например, ведение реестров поставщиков вручную в таблицах Excel), тем выше вероятность что-то упустить или не уложиться в сроки. О прозрачности в этом случае говорить не приходится – на подготовку одного отчета об эффективности закупок может уйти несколько дней – ведь всю информацию придется собирать вручную из разных источников.
Во многих компаниях согласование заявок на закупку представляет собой многоступенчатый процесс с десятком согласующих лиц – вне зависимости от того, что закупается: станок стоимостью в десятки миллионов или офисное кресло. Это сильно увеличивает сроки, но, по замыслу руководства, должно обеспечивать защиту от мошенничества и максимально целевое расходование бюджета. На деле этого не происходит: сотрудники подходят к согласованию формально, не вдумываясь, рассчитывая, что, раз до них эту заявку кто-то согласовал, то там точно все нормально. Ситуацию усугубляет большое количество согласований, в котором приходится участвовать.
Есть такое жизненное правило: “Работает – не трогай”. Ему часто следуют и в закупках: если поставщик на протяжении длительного времени надежно выполняет все обязательства, у закупщиков нет мотивации искать другие варианты. Как показывает практика, это приводит к упущенной выгоде. Более эффективная стратегия – периодический поиск альтернатив и проведение тендеров с целью создания конкуренции между поставщиками, по итогам которых вы выбираете постоянного поставщика на следующий период, например, на полгода. А затем снова проводите тендер.
Конкуренция между поставщиками позволяет получить на выходе наиболее привлекательные условия для закупок. Но если у вас переизбыток поставщиков, ваши сотрудники тратят слишком много времени на изучение всех предложений.
Когда количество поставщиков растет, контролировать исполнение договоров становится сложно. При «ручном» управлении повышается риск, что вы не сможете проконтролировать все важные события, и в итоге возникнут задержки поставок и другие проблемы, которые могут повлечь за собой даже остановку производства.
Автоматизация помогает решить все перечисленные выше проблемы, а также обеспечивает сокращение трудозатрат, исполнение процесса закупок и контроль его эффективности.
До недавнего времени информационные системы для управления закупками были доступны только крупному бизнесу, поскольку их стоимость начинается от полумиллиона рублей.
Но сейчас появилась альтернатива – облачные решения, для использования которых не нужно закупать дорогостоящее серверное оборудование и тратиться на поддержку. Именно такой подход мы использовали в сервисе «Умные закупки», сделав его доступным для малого и среднего бизнеса.
При этом в сервисе применены те же разработки и технологии, которые используются в крупных компаниях, таких как «Росатом», «УГМК-Холдинг», «Астана-Моторс», «Мосводоканал».
Что умеют «Умные закупки»?
Во-первых, с помощью грамотно настроенных цепочек согласования сервис поможет найти «золотую середину» между безопасностью и излишней бюрократией.
Во-вторых, в «Умных закупках» каждая компания-пользователь получает собственную электронную торговую площадку, где может проводить торги со своими поставщиками, сохраняя эти отношения конфиденциальными. С помощью сервиса компания может поставить конкурентные закупки на поток при минимальных трудозатратах – эта задача становится по силам и маленькому отделу, и даже одному закупщику.
В-третьих, сервис позволяет управлять отношениями с поставщиками: проводить аттестации, выбирать приоритетных и самых качественных партнеров, давать обратную связь. Также есть возможность разбить поставщиков на группы с учетом важности для компании того, что они поставляют, и их надежности, и выстроить с разными группами разный алгоритм работы: с кем-то налаживать тесное стратегическое сотрудничество на годы, кого-то приглашать к участию в тендерах, кого-то отнести к альтернативным и резервным поставщикам.
В-четвертых, все этапы согласования договоров с поставщиками проходят внутри «Умных закупок». Сервис помогает контролировать исполнение всех событий договора, напоминая и поставщику, и закупщику о каждом этапе.
В-пятых, сервис можно интегрировать с другими IT-инструментами и платформами, используемыми в компании, в частности, с 1С.
В-шестых, у менеджмента есть возможность анализировать все ключевые метрики: состав базы поставщиков, скорость выполнения заказов, анализ затрат по статьям. Один из востребованных отчетов сервиса – «Тендерная экономия». Вы всегда сможете посмотреть, сколько компания сэкономила на закупках за счет проведения тендеров.
Если у вас еще остались сомнения, нужно ли вам современное решение для автоматизации закупок, предлагаем пройти тест . Он позволит оценить ваш закупочный процесс и узнать, какой рост прибыли можно получить при переходе на более высокий уровень в управлении закупками. Это займет не более двух минут!