Расходы на закупки обычно составляют от 40 до 70% оборота производственного предприятия. Как проверить, что они тратятся на нужные товары и услуги, что закупочные цены «в рынке» или ниже, а бюджет не оседает в карманах нечестных сотрудников?
Надежно контролировать закупки — значит обеспечить прозрачность закупочного процесса. А с этим возникают проблемы, ведь информация для анализа рассредоточена по таблицам, учетным программам, она находится в документах и головах сотрудников разных отделов предприятия: в бухгалтерии, у закупщиков, в юридической службе. Чтобы ее собрать и проанализировать, вы потратите часы и даже дни!
Пройдите тест из 8 вопросов, чтобы оценить уровень прозрачности закупочного процесса
Пройти тестНедостаточно описать бизнес-процессы организации в инструкциях и регламентах, чтобы они исполнялись сотрудниками. У каждого найдется несколько причин, чтобы работать так, как привычно, а не как положено.
Если же закупки ведутся на специализированной платформе, все бизнес-процессы там уже заданы. Их можно перестроить по требованию руководства, но рядовой сотрудник не сможет работать в обход алгоритмов.
Количество злоупотреблений в закупках уменьшается, появляется возможность измерить реальную эффективность действующих стандартов — ведь пока не добьешься их исполнения, оценивать ее бессмысленно.
Как правило, сервисы для автоматизации закупок состоят из модулей, которые охватывают основные этапы закупочного процесса. Рассмотрим структуру таких информационных систем на примере сервиса «Умные закупки».
В этом модуле сотрудники компании формируют и отправляют свои потребности в товарах и услугах в отдел закупок. Благодаря тому, что все заявки приходят только через сервис, ничего не теряется: всегда можно посмотреть, кто, что и когда заказал.
Отдел закупок сортирует поступившие заявки, уточняет информацию и объединяет потребности с одинаковой номенклатурой. Все коммуникации опять же происходят в рамках сервиса, поэтому их легко контролировать.
В этом модуле сотрудники отдела закупок рассылают поставщикам заказы и уведомления о торгах, проводят конкурсные процедуры и определяют победителей. Переписка, предложения поставщиков на тендерах и договорные обязательства фиксируются в базе данных сервиса, поскольку поставщики тоже работают в нем через личные кабинеты.
С помощью модуля отдел закупок ведет базу поставщиков, мониторит их деятельность и оценивает качество работы. Платформа содержит всю информацию о поставщиках: о пройденных аттестациях, отгруженных и находящихся в работе заказах, соблюдении или срывах сроков поставок, о проблемах с приобретенными товарами или сырьем: браке или пересортице.
На основе этих данных принимают решения о продолжении или прекращении работы с поставщиками, и эти решения прозрачны: понятно, почему контрагент исключен из списка поставщиков, видно, почему с ним работают уже много лет.
В этом модуле согласуются контракты и доп. соглашения между поставщиком и компанией. Все ключевые события по договору зафиксированы в системе, после чего отслеживаются своевременность и качество их исполнения.
Модуль аналитики — источник информацию по ключевым метрикам закупок. Отчеты визуализированы в виде дашбордов, которые понятны даже неспециалистам. Можно посмотреть значения по всем KPI, в частности — посчитать экономию бюджета на закупки.
Прозрачность, и, как следствие, безопасность закупок зависят от уровня зрелости и степени автоматизации закупочного процесса.
Пройдите тест из 8 вопросов, чтобы узнать, насколько надежно вы контролируете закупки и понять, как увеличить их прозрачность.