У девяти десятых крупных и средних российских компаний согласование заявки на поставку товара или заказ услуг для отделов и сотрудников строго регламентировано — утверждает исследование KPMG, проведенное в конце 2021 года. Однако наличие регламента еще не гарантирует, что компания получит те товары и услуги, которые ей нужны, и получит вовремя. Дело в том, что в ряде случаев регламент предполагает лимитный подход к планированию закупок. Разбираемся, что это такое, и почему соблазн упорядочить планирование закупок через лимиты приводит к хаосу в закупках.
Претензии к снабженцам и конфликты, в которые приходится вмешиваться руководству, нехватка товаров и неоказанные вовремя услуги, затоваривание склада — лишь основные, лежащие на поверхности, последствия лимитного подхода.
Лимитный подход используют бюджетные организации, у которых закупки организованы по регламенту из строгого и запутанного Федерального закона 44-ФЗ. Из государственных закупок подход перекочевал в коммерческие: на первый взгляд это самый простой способ упорядочить расходы поставку товаров и заказ услуг. Но в коммерческих закупках лимитный подход не работает и приводит к беспорядку, обидам на отдел закупок и простоям в работе.
Лимитный подход позволяет только дозировать деньги. Управлять закупочной деятельностью так, чтобы быстро реагировать на запросы производства и сбыта, заключение новых контрактов и срочные нужды бизнеса — в рамках лимитного подхода не получится.
Средства автоматизации закупок и, в частности, автоматизации планирования, помогают избавиться от неэффективного лимитного подхода. И получать выгоды там, где раньше были проблемы:
