Пример: компания N оказывает услуги клининга. Каждый месяц ей требуется заданное количество чистящих средств и расходных материалов (СИЗ, ветошь, чистящие средства). Она закупает их у одного и того же поставщика, которого выбрала несколько лет назад, поставки оплачиваются по факту, поскольку повышение цен на товары, в целом, укладывается в общий рост стоимости товаров и услуг в цепочке. В договоре с поставщиком есть пункт об автоматическом пролонгировании договора каждый год. Пролонгирование без согласования и уточнения условий, на первый взгляд, кажется выгодным — закупщики не тратят время на поиск других поставщиков, тендеры, переговоры, согласование договоров.
В исследовании закупочной деятельности российских компаний консалтингового холдинга KPMG отмечается, что нужно обязательно сегментировать поставщиков: разделять важных для бизнеса и второстепенных контрагентов. KPMG доказывает, что только 20% поставщиков нельзя заменить — оставшихся можно и нужно менять или добиваться от них улучшения условий поставок, снижения цен или изменения графика оплаты.
Конкурентная закупка (или тендер) — самый эффективный способ добиться от поставщика изменения условий договора при пролонгировании.
Онлайн сервис «Умные закупки» предоставляет возможность полностью управлять закупочным процессом. В том числе — проводить конкурентные закупки и контролировать сроки пролонгирования договоров: система просто сообщает пользователю о том, что в ближайшее время договор будет пролонгирован. У закупщика останется достаточно времени, чтобы согласовать изменение условий договора с поставщиком или провести конкурс среди поставщиков на право заключить контракт.
