87% российских компаний стремятся повысить прозрачность закупок — почему они это делают?


Согласно данным исследования портала Tadviser, более 80% российских компаний, которые планируют автоматизировать закупки, главной целью автоматизации называют повышение прозрачности закупочных процессов. Эксперты онлайн-сервиса для автоматизации закупочной деятельности «Умные закупки» рассказывают, почему прозрачность закупок — это то, к чему нужно стремится.

Что такое прозрачность закупочной деятельности?

Многие путают прозрачность закупок и доступность данных о закупочной деятельности: и приводят в пример «прозрачность» закупок, которые проводят государственные организации. Однако закупки государственными и муниципальными организациями, которые организованы по 44-ФЗ, не столько прозрачны, сколько открыты. Разобраться в них сходу сложно.

У прозрачных закупок информация доступна «по клику» и в любом приближении: например, если директор замечает, что расходы на закупки сильно выросли, он может увидеть, на какие номенклатурные группы увеличились цены или как много закупок прошло сверх запланированного объема. А руководитель отдела закупок легко может посмотреть, по каким критериям выбирают поставщиков закупщики.

Добиться прозрачности в закупках можно комбинацией нескольких методов:

  • Ввести регламент работы закупочного отдела — свод правил, которых должны придерживаться закупщики, порядок проведения закупочных процедур, определения поставщика, порядок действий при нарушениях поставщиком договорных обязательств.
  • Требовать отчетность — на уровне рядовых закупщиков и отдела закупок. Это позволит консолидировать информацию о закупках, расходах, работе с поставщиками, количестве брака и нарушений условий контрактов.
  • Проводить выборочные проверки отдельных закупок — изучать закупочный документооборот, анкетировать закупщиков и поставщиков, уточнять фактические расходы и соотносить их с планами закупок.
Теоретически эти методы должны сработать. А вот как получается на практике:

Создатели сервиса управления закупочной деятельностью «Умные закупки» и эксперты уточняют: «Препятствием к тому, чтобы закупочные процессы развивались и становились контролируемыми и прозрачными, становится человеческий фактор. Люди забывают, люди не хотят что-то делать или просто не успевают. Автоматизировать, полностью или частично, закупочные процессы — значит свести к минимуму влияние человеческого фактора.

Чтобы добиться прозрачности закупок нужно полностью или частично автоматизировать закупочные процессы:

Какие этапы закупочного процесса можно автоматизировать

Инструменты автоматизации позволяют повысить прозрачность любого этапа закупочного процесса:

  • Планирование и бюджетирование закупок — можно создавать закупочные бюджеты, следить за расходами и корректировать их, оценивать, как расходуются средства на закупки.
  • Конкурентные закупочные процедуры, с помощью которых компания выбирает поставщиков — электронная торговая площадка (ЭТП) с предустановленными закупочными процедурами не позволит закупать в обход регламента. Данные о ходе закупки и ее результатах сохраняются.
  • Договорная работа — контролировать исполнение поставщиками контрактов и вовремя замечать нарушения, реагировать на плохую работу поставщика.
  • Управление поставщиками — приглашать новых поставщиков, фильтровать контрагентов, оставляя в пуле поставщиков только надежных.
Автоматизация — это не только оперативное управление закупками, но и аналитика, которую директор по закупкам, финансовый или генеральный директор получают в режиме «по одному клику». В сервисе «Умные закупки», например, доступны полтора десятка отчетов, которые формируются автоматически:

Запишитесь на бесплатную презентацию возможностей системы

Получив вашу заявку, мы:
  • позвоним по телефону и договоримся об удобном для вас времени;
  • созвонимся по Zoom или Skype;
  • обсудим, какие проблемы и цели у вас есть в направлении закупок;
  • покажем, как с помощью “Умных закупок” вы сможете решить проблемы и достичь цели.

Если остались вопросы: