Решение автоматизировать, полностью или частично, закупки запускает процесс выбора программ и подходов для перехода закупок из Excel и мессенджеров в прозрачную и полностью контролируемую систему. Это может быть очень долгий и дорогой, до нескольких миллионов рублей, маршрут, а может — максимально короткий, который обойдется едва ли в несколько десятков тысяч в месяц. Все зависит от того, какой способ автоматизации вы выберете. Команда сервиса «Умные закупки» рассказывает, с чего начать автоматизацию закупочных процессов. Сегодня разберемся, какие процессы и этапы закупочной работы стоит автоматизировать в первую очередь.
Автоматизировать закупки сразу и целиком невозможно: стоит расставить приоритеты, очередность, с которой «в цифру» будут переводиться отдельные этапы и части закупочной работы. Очередность эта зависит исключительно от того, как вы проводите закупки сейчас, какие задачи решает отдел или департамент, ответственный за снабжение компании товарами и за заказ услуг.
Если, например, закупочная значительная часть закупок в компании представляет собой так называемые «закупки малого объема», которые инициируются по факту появления потребности, то смысла в том, чтобы цифровизировать планирование, немного. Другое дело, когда компания планирует поставки на полгода и дольше, выстраивает график снабжения, «увязывает» его с планами производства: в этом случае и начинать автоматизацию закупок лучше с планирования.
Чтобы правильно расставить приоритеты в очередности автоматизации, достаточно просто формализовать закупочные процессы в компании: нужно описать, как происходит закупка, каким образом потребность в товаре или услуге превращается в заявку на закупку и куда потом отправляется эта заявка. От приоритетов, в свою очередь, зависит и выбор программного решения для автоматизации закупок. В практике сервиса «Умные закупки» чаще встречаются такие варианты:
В первом варианте сервис «Умные закупки» рекомендует обратить внимание на решения для автоматизации прежде всего этапа проведения тендеров — и искать решения для автоматизации с максимальным количеством предустановленных, готовых к работе конкурентных закупочных процедур.
Вариант номер два, с упором на активную работу с действующими и потенциальными поставщиками предполагает автоматизацию процессов скоринга — оценки поставщиков. Если в решении есть механизмы для максимально быстрой и точной оценки надежности потенциального поставщика, автоматизированы способы регулярной проверки качества сотрудничества (анкеты, опросы), есть аналитические виджеты для оценки выгоды работы с каждым поставщиком, то это решение подходит.
В варианте номер три до автоматизации еще далеко. Гораздо правильней — сформулировать список улучшений в закупках, которые вы ожидаете от перехода к закупкам «в цифре». А с готовым списком можно обращаться к разработчикам систем для цифровизации закупок.
Улучшения, которых ждут от автоматизации, обязательно формулировать таким образом, чтобы их можно было измерить. Это может быть экономия закупочного бюджета, увеличение скорости закупки, увеличение количества постоянных поставщиков и т.д.
Для варианта номер четыре подойдут только дорогие и масштабные решения, которые охватывают все закупочные процессы.
Приоритет автоматизации этапов и процессов в закупочной работе расставляется, таким образом, в зависимости от того, в каком состоянии закупки сейчас. Наиболее сложные, трудозатратные и потенциально улучшаемые этапы переводятся на «цифровые рельсы» первыми — а после доходит очередь и до всего остального.
Расстановка приоритетов — это еще и практическое руководство по выбору решения для автоматизации. Полностью или частично закупки можно автоматизировать с помощью нескольких типов программного обеспечения:
О частных решениях говорить не будем. А вот выбор в пользу ЭТП или SRM вовсе не такой однозначный. Да, на первый взгляд, возможности системы управления взаимоотношениями с поставщиками шире, чем у ЭТП. Однако стоят ли они того, чтобы компания, которая проводит тендеры и категорийную работу с поставщиками, переплачивала за планирование и документооборот?
Универсальным решением будет облачный сервис, который предоставляет максимум возможностей за небольшую, в сравнении с полноразмерной SRM и даже ЭТП, стоимость. С облака и стоит начинать автоматизацию закупок.