Закупки в строительстве — это сотни наименований строительных и отделочных материалов в каждой смете, срочные поиски подрядчиков, сложности с логистикой и постоянный риск срыва сроков работ. Задачи снабженцев и закупщиков часто выполняют в режиме аврала, из-за чего могут возникать проблемы: срочные поставки по завышенным ценам, исчезнувшие или переоценившие свои силы подрядчики, не вышедшая на объект арендованная спецтехника, а в конце финансового года — еще и отказ в налоговых вычетах из-за «недостаточной осмотрительности в выборе контрагентов».
Во многих отраслях эти риски уже давно сведены до минимума с помощью SRM (систем управления закупками и поставщиками), но в строительстве их внедрение идет небыстро. Закупки ведутся по старинке, огромную роль играют личные договоренности, а снабженцы со скепсисом смотрят на автоматизацию закупок, переплачивая поставщикам и подрядчикам только потому, что они друг с другом уже давно знакомы.
Немало среди специалистов по снабжению в строительстве и мифов, которые касаются автоматизации закупок и SRM как основного инструмента для автоматизации. Разберем каждый и выясним, насколько он миф.
Разберем каждый миф и посмотрим, чем может помочь система автоматизации управления закупок снабженцу, который комплектует строительный объект, или прорабу.
Когда говорят о том, что система автоматизации закупок и управления поставщиками для строительства требует долгие месяцы для внедрения и миллионы рублей вложений — не так уж не правы. Но только если речь идет о решении, в которое нужно перенести уникальные закупочные процедуры, сложные, многоэтапные аккредитации (процедуры для допуска поставщика или подрядчика к закупкам), проверки службой безопасности и ежеквартальные аттестации (оценки эффективности работы). В остальных случаях бывает достаточно готового решения, которое внедряется за полтора-два месяца, включая настройку закупочных процедур, критериев, правил согласования документов и работы с рекламациями.
Возможность ускорить внедрение появляется, если выбрать облачное решение: в норме бывает достаточно шестичасового обучающего курса, чтобы даже неспециалист смог уверенно использовать SRM для автоматизации закупок.
Отбор лучших подрядчиков и поставщиков не на горьком опыте, а заранее, по согласованному и четкому алгоритму — одна из основных задач SRM. И, поскольку у генподрядчика или застройщика, по статистике, почти 80% контрактов именно на подряды, инструменты управления подрядчиками пригодятся на любом этапе комплектования строительного объекта.
Выбор надежных поставщиков и отсев вызывающих подозрение с помощью SRM начинается еще до того, как с подрядчиками будут заключены первые контракты. В системе управления закупками и поставщиками «Умные закупки» этап отбора называется аккредитацией. Аккредитацию может пройти каждый контрагент, если хочет получить допуск к закупкам: при этом критерии отбора и оценки надежности могут быть самыми разными. Например, можно включить в перечень критериев оценки потенциального подрядчика:
Инструменты для оценки подрядчиков в SRM оценят не только снабженцы: служба безопасности тоже может получить возможность тратить меньше времени на проверку будущих контрагентов. Потенциальный подрядчик сам заполняет анкету при регистрации в системе управления закупками и поставщиками, сам прикрепляет к нему документы, а службе безопасности остается только провести выборочную проверку достоверности данных.
Один из рисков в закупках — отказ поставщика или подрядчика от выполнения обязательств. В SRM-системе можно заранее формировать списки альтернативных подрядчиков. Например, если основной подрядчик не выходит на объект, система автоматически предлагает контракт следующему участнику тендера. Это позволяет поддерживать непрерывность работ на объекте: и максимально точно выдерживать сроки сдачи каждого этапа строительства.
Познакомиться с возможностями SRM для управления закупками и подрядами в строительстве можно на демонстрации: