Стоит ли автоматизировать процесс закупок? Можно ли сэкономить при помощи автоматизации, окупить затраты на внедрение и начать получать прибыль? Или лучше не трогать, раз и так работает? Давайте разберемся.
Закупки, как и многие другие бизнес-процессы, можно вести по-разному: одни компании используют автоматизацию, другие работают по старинке и обходятся Excel и 1С.
Международная аудиторская компания KMPG проводила исследование среди различных предприятий РФ и за рубежом. Результаты показали, что направление закупок в российских компаниях зачастую не признается в качестве стратегически значимого. Это значит, что ресурсы на него, в том числе на автоматизацию процесса, выделяются в последнюю очередь. Из-за этого в России большинство организаций «застряло» на 1-3 уровнях зрелости закупок из 6 возможных, что увеличивает их затраты на закупки в среднем на 20%.
Многие предприятия не торопятся автоматизировать процесс закупок по ряду причин. Некоторые руководители убеждены, что их закупщики — профи, и даже «умные» автоматизированные системы не смогут их заменить. Они правы: IT-системы не умеют, например, «прогибать» поставщиков по цене или парой слов успокоить кредитора. Система управления закупками как раз и нужна для того, чтобы высококлассные специалисты занимались своими прямыми обязанностями: рутина, вроде сбора и обработки заявок, отправка запросов поставщикам, контроль исполнения договоров, подготовка отчетов, заполнение конкурентных листов и другие задачи решит система автоматизации.
Если компания хочет максимально эффективно использовать подразделение закупок — ей нужна автоматизация. Внедрение системы управления закупками — не панацея, а обязательное условие для повышения зрелости закупок. Со зрелостью придут и экономия, и прозрачность, и управляемость.
Еще одна причина, почему некоторые компании не спешат автоматизировать закупочный процесс – боязнь стресса от перехода на новый формат работы. Этот эффект был описан в книге американского социолога Эверетта Роджерса в 1962 году «Диффузия инноваций».
Только 2,5% людей радостно пробуют все новое: продукты, технологии. Еще 13,5% видят необходимость в новшествах или изменениях и открыты для новых решений. Их называют «Ранние последователи». А остальные 84% не хотят рисковать и готовы принять что-то новое только после того, как оно будут опробовано другими, и будет доказана его безопасность и полезность.
Для эффективного внедрения нового инструмента нужно подготовить «почву»: вербовать сторонников среди новаторов и ранних последователей и вести разъяснительную работу со всем основными: наглядно объяснить, какие плюсы от внедрения они получат.
Excel — отличный инструмент для работы с данными. Но его возможностей начинает явно не хватать, когда:
Это только часть ситуаций, в которых Excel не справится. Если в вашей компании один закупщик, и он все успевает, Excel ему будет достаточно. Но когда у вас в отделе закупок 5 человек и более — нужно искать специализированное решение.
Удобнее всего «пробовать» автоматизацию закупок с помощью облачных сервисов управления закупочной деятельностью. Их возможностей достаточно, чтобы перенести из Excel и с бумаги закупочные процессы, а стоимость — приемлема даже для небольших компаний.
