Первая ошибка — поручить закупщику отбирать поставщиков на свое усмотрение. Например, поручить принести от трех до пяти коммерческих предложений. Директор компании, ставящий такую задачу, должен понимать, что в итоге могут быть выбраны компании, расположенные на соседней улице и являющиеся перекупщиками или хорошими знакомыми закупщика, а не те, у кого действительно самое выгодные предложения. Такая «схема» не только приводит к финансовым потерям, но и лишает директора компании представления о том, сколько поставщиков и производителей по нужной позиции есть в регионе, и кто из них дает лучшие цены.
Более продвинутым и прозрачным подходом к организации закупок является использование многокритериальной системы оценки поставщиков. Но, внедряя такую систему, руководители часто не задают критерии на уровне стандартов, а делегируют их выбор закупщикам. В результате используются те, которые позволяют выиграть заранее определенному поставщику. Например, если использовать критерий «Надежность поставок», любой новый поставщик сразу проиграет старому, поскольку по нему просто нет истории сотрудничества, и он не наберет баллы по этому критерию.
Недавно одна крупная российская компания по производству строительных материалов столкнулась с такой ситуацией: из года в год победителем был самый дорогой поставщик сырья. Причем официально, по системе критериев. Изучив досконально используемую систему критериев, эксперты выяснили, что закупщики корректировали ее в пользу тех поставщиков, с которыми комфортно работать: они проверенные, своевременно предоставляют запрашиваемую информацию и необходимый перечень документов, да и с сотрудниками этого поставщика налажена связь. Как показала проверка, этот комфорт закупщика обошелся компании в сотни миллионов рублей.
Еще более продвинутый и эффективный подход – проведение тендеров. Он дает возможность не просто выбирать лучшие предложения, но и влиять на условия, предлагаемые поставщиками, поскольку они начинают конкурировать друг с другом. Это трудоемкая процедура — но только если все делать руками. Как ни странно, до сих пор встречаются компании, практикующие архаичный подход и не использующие автоматизацию. Сегодня даже нет смысла ставить вопрос «Стоит ли автоматизировать проведение конкурентных закупок?», правильнее его сформулировать так: «На какой площадке проводить торги?».
Советуем использовать при выборе следующие критерии:
Наиболее защищенным и гибким с точки зрения настроек вариантом является использование собственной площадки. И, если вы думаете, что такое решение – слишком дорогое, это не так: современные SaaS-сервисы за несколько десятков тысяч рублей в месяц обеспечат вас даже большей функциональностью, чем требуется. В отличие от собственной, на публичных площадках вам не нужно будет приглашать поставщиков на торги – они придут сами. Но в большинстве случаев вы проиграете в функциональности и гибкости настроек, а информация о ваших закупках будет открыта для всех, в том числе для конкурентов.
В данном случае нет универсального ответа, какой вариант лучше – делайте выбор, исходя их того, что для вас важнее.