Из-за незрелых закупочных процессов российские компании теряют миллиарды рублей. К такому выводу пришли эксперты KPMG и PricewaterhouseCoopers по итогам исследования процессов коммерческих закупок в России.
Большинство компаний находится на первом-третьем уровнях зрелости из шести возможных. Как показывает опыт западных компаний, рост до четвертого уровня позволит российскому бизнесу сократить затраты на закупки минимум на 10% – а это означает, что прибыль может вырасти в полтора раза!
Если маржинальность бизнеса равна 10%, а доля затрат на закупки составляет 50% от оборота, значит, затраты на закупки в 5 раз больше прибыли. Следовательно, изменение затрат на закупки на 1% равно изменению прибыли на 5%. То есть, сократив закупки на 10%, мы получим рост прибыли на 50%, т.е. в полтора раза.
Пройдите тест и узнайте уровень зрелости закупочного процесса в вашей компании.
Пройти тестОперационный или первый уровень зрелости — знакомое множеству малых и средних предприятий состояние, когда закупками сотрудники различных отделов занимаются самостоятельно, отвлекаясь от своих прямых обязанностей, или это делает одинокий снабженец.
Ключевая задача такого «закупщика» — просто справиться с потоком заказов. В итоге компания теряет деньги — сотрудникам некогда заниматься конкурентным отбором поставщиков, мониторингом рынка и сбиванием цен.
Более того, отделы часто закупают одно и то же параллельно, но и у разных поставщиков. В результате становится невозможным получить оптовую скидку. Чтобы перейти на следующую стадию зрелости, нужно, как минимум, научиться снижать затраты на закупки.
Коммерческий уровень зрелости закупок наступает как ответ на потребность в снижении расходов на закупки. Главный признак перехода — создание отдела или департамента закупок. Пока еще не самостоятельного, имеющего статус обслуживающей структуры. В его задачи входит не просто обработка заявок на поставку, но и снижение цен за счет работы с большим количеством поставщиков и применения инструментов для снижения стоимости (конкурентных закупок). Сотрудники других департаментов не отвлекаются на работу с поставками, а ключевым показателем эффективности закупок становится экономия.
Главное условие перехода на этот уровень — развитие закупочного департамента в самостоятельную, наравне с производством и дистрибуцией, часть компании и активное использование информационной системы управления закупками.
Департамент не просто обрабатывает заказы на поставку, но и:
Централизованные закупки позволяют еще сильнее снижать цены, а работа с поставщиками помогает обеспечить надежность поставок и добиваться лучших условий доставки, гарантийного и постгарантийного обслуживания.
При переходе на четвертый уровень зрелости происходит процесс, обратный переходу на третий: вместо централизации закупок их возвращают подразделениям.
Такое делегирование позволяет быстрее решать все задачи, связанные снабжением, особенно при запуске новых проектов. Важно то, что оно не приводит к ошибкам и росту трудозатрат, поскольку регламент работы с поставщиками уже отработан и автоматизирован. Например, чтобы отправить запрос на закупку, достаточно пары кликов, а чтобы автоматически сравнить конкурентов — хватит клика в окошке подведения итогов торгов.
Здесь перечислены четыре уровня зрелости закупок, а внимательный читатель наверняка запомнил, что всего их шесть. Однако прогресс даже до четвертого уровня для большинства компаний – это уже амбициозная цель, поэтому предлагаем сосредоточить внимание на том, как ее достичь.
Повышение уровня зрелости закупочного процесса невозможно без использования специализированных информационных систем. Почтового клиента и многостраничного Excel-файла со списком заказов от производства и перечнем поставщиков недостаточно, чтобы качественно управлять стоимостью закупок – а это всего лишь второй уровень.
Тем более, с помощью таблиц и почты не получится с малыми трудозатратами проводить конкурентные закупки, анкетировать поставщиков, согласовывать заявки на поставку, планировать бюджет, собирать потребности.
Давайте разберем, какие процессы должна поддерживать информационная система при переходе на каждый новый уровень зрелости процесса.
Переход потребует работы над снижением стоимости закупок. Причем так, чтобы ответственный сотрудник успевал и обрабатывать заявки, и добиваться лучших условий от поставщиков. Сделать это можно с помощью инструментов электронной торговой площадки (ЭТП). Аукцион на понижение, запрос цен или конкурс коммерческих предложений помогают добиться от поставщиков приемлемой цены на товары и услуги, не потратив на закупки слишком много сил и времени.
Для перехода к следующему уровню зрелости классическую ЭТП нужно дополнить:
Номенклатурный справочник представляет собой систематизированный список товаров и услуг, которые закупает компания. Он унифицирует названия объектов закупки, описывает их характеристики, позволяет объединять разные товары в группы. На практике номенклатурный справочник — один из основных инструментов закупщика: его использование позволяет сократить количество ошибок при сборе потребностей и оформлении заявок на закупку, консолидировать потребности подразделений.
Департамент закупок, используя возможности автоматизации, может не просто снижать закупочные цены, но и сокращать время обработки заявок, управлять поставщиками через приглашения на торги и анкетирование. В результате цены снижаются, запросы на поставку обрабатываются быстрее, рутинные операции, такие как консолидация одинаковых потребностей, проводятся автоматически.
На этой стадии закупочная работа становится настолько упорядоченной, что участвовать в ней могут и представители других департаментов. Для всей компании должен быть задан единый процесс работы с закупками, которому все сотрудники должны неукоснительно следовать. Этого невозможно добиться, если не “зашить” закупочный процесс в информационную систему, в которой просто нельзя действовать по-другому. При этом:
На этой стадии зрелости закупочных процессов удается не только максимально снижать цены и формировать пул лояльных поставщиков, но и планировать закупки, анализировать эффективность закупочных процессов и корректировать их, в зависимости от результатов анализа.
У таких компаний, как «Росатом», ОК «Русал» или федеральные застройщики, нет проблем с инвестированием в развитие закупочных процессов, и они уже прошли путь от несовершенных моделей с разрозненными закупками к эффективному управлению поставками.
Но сейчас и у средних и малых компаний появился доступ практически к тем же самым инструментам, что и у крупных игроков, только в формате SaaS – облачных сервисов. Их возможностей для автоматизации хватает, чтобы подняться до 3-4 уровней зрелости закупок, снижать расходы с помощью конкурсных закупочных процедур, управлять поставщиками, анализировать эффективность закупочной деятельности.
Конечно же, с диагностики – оценки текущего уровня зрелости процесса. И помните, что низкий уровень зрелости — это не ужасный диагноз, с которым нужно смириться. Это готовая дорожная карта к увеличению прибыли компании, по которой можно начинать двигаться прямо сейчас!
Пройдите тест, чтобы оценить уровень зрелости закупок в вашей компании – это займет не более 2 минут!