Если вы собираете заявки на закупки через e-mail, в корпоративных чатах и мессенджерах, по телефону или в бумажном виде, а планируете закупочную деятельность в Google Таблицах или Excel — то теряете до 10% закупочного бюджета.
Модуль «Планирование» онлайн-сервиса «Умные закупки» позволяет максимально упростить и ускорить планирование закупок, без ошибок собирать потребности в сырье, товарах и услугах и, главное, — экономить еще до проведения закупок.
Планирование — модуль в системе управления закупками и поставщиками «Умные закупки». С его помощью вы сможете:
- Собирать и согласовывывать потребности организации в товарах и услугах.
- Планировать закупочную деятельность — составлять планы закупок на любой период с учетом бюджета, потребностей, остатков и данных об уже проведенных закупках.
- Консолидировать потребности — объединять запросы на закупку одинаковых товаров и услуг, чтобы получить от поставщика или подрядчика скидку за опт или объем работ.
- Анализировать прошлые расходы на закупки. В системе сохраняются данные по каждой заявке и потребности, видно, кто, что и когда заказал, каковы сроки поставки, стоимость партии и единицы товара.
Все инструменты планирования всегда под рукой
Заявки и согласование
- Быстрая обработка заявок на закупку.
- Актуальные статусы по каждой заявке.
- Быстрое согласование заявок с учетом регламентов компании.
Консолидация
- Экономия бюджета на закупки.
- Сокращение времени на обработку заявок.
- Меньше рутинных процедур и выше уровень контроля.
Планирование закупок
- Быстрый сбор плана закупок.
- Маркировка соответствия объема закупок выделенному бюджету.
- Бюджетирование закупок на любой период и любой отдел.
Заявки на закупку и их согласование: быстро, прозрачно, в едином окне
Обработка заявок на закупку без системы автоматизации:
- Может занимать целый рабочий день и больше.
- Инициатор заявки не знает о ее статусе.
- По пути от инициатора до ответственного за согласование заявка может потеряться или измениться.
Обработка заявок с помощью планирования в «Умных закупках»:
- Согласовать заявку можно за несколько минут — даже если в руках у вас только мобильный телефон.
- Процесс прозрачный — статус заявки виден внутреннему заказчику.
- Заявка создается внутри системы и никуда не пропадает.
В модуле «Планирование» онлайн-сервиса «Умные закупки» предусмотрены удобные механизмы работы с заявками на закупки. Они упрощают планирование закупочной деятельности, снижают себестоимость закупочного процесса, повышают точность реагирования снабженцев на запросы товаров и услуг.
- Сотрудники, которые отправляют заявки, и снабженцы работают в одной системе, поэтому заявки гарантированно будут получены и обработаны.
- На то, чтобы создать заявку, уходит минимум времени — предустановленные справочники позволяют автоматически подставлять в заявку названия, цены, единицы измерения — то, что обычно приходится вносить вручную.
- Игнорировать или «забыть» заявку не получится — она попадает в систему, контролируется внутренним заказчиком и руководством.
- Заявки на закупку согласовываются в соответствии с регламентами организации — маршруты согласования можно настраивать в зависимости от срочности, стоимости и других параметров.
- Алгоритм согласования позволяет надежно контролировать приобретение дорогостоящих товаров и услуг, ускоренно производить срочные закупки, упрощать обработку заявок на небольшие суммы.
Хотите узнать больше о планировании в "Умных закупках"?
Закажите проведение бесплатной онлайн-демонстрации сервиса
Отправить заявкуКонсолидация: укрупняйте заявки, чтобы экономить
Часто разные подразделения компании нуждаются в одинаковых товарах и услугах. Расходные материалы для корпоративной сети, бумага для МФУ и вода для кулеров, услуги клининга и логистики одновременно могут потребоваться разным департаментам или разным компаниям в рамках одного холдинга. Если планирование и контроль закупок проводятся вручную, через почту, Excel-файлы или мессенджеры — закупщики просто не видят, что запросы у сотрудников, отделов и филиалов одинаковые. Одни и те же товары могут закупать дважды, трижды и даже чаще в течение месяца, иногда — у одного и того же поставщика, иногда — у разных. В результате компания теряет деньги, упуская скидки за опт, а также время — закупщики обрабатывают несколько заявок вместо одной.
В «Планировании» вы можете использовать механизмы консолидации — объединения заказов на поставку.
Закупки без консолидации:
- Лишние траты времени.
- Дополнительные расходы — на транспортировку, оформление заказов.
- Нет скидок от поставщиков за объем закупки.
Консолидированные закупки:
- Одинаковые запросы объединяются.
- Экономится время на обработку заявок.
- Скидки от поставщиков за объем закупки.
Ручная консолидация возможна, но требует времени и внимания. В «Планировании» консолидировать заявки на поставку одинаковых товаров и услуг можно в один клик:
- Заявки на одинаковые товары и услуги объединяются.
- Объединение происходит буквально за секунду — благодаря номенклатурным справочникам.
- Консолидированная заявка отправляется в работу — закупщик может направить заказ поставщику напрямую или провести тендер, конкурентную закупку на электронной торговой площадке.
Планирование и контроль закупок: создавайте четкий и гибкий план вместо жестких лимитов
Насколько полно план закупок будет удовлетворять спрос организации на товары и услуги, зависит от качества планирования. Если коммерческая компания составляет планы закупок, как это делают государственные организации — методом лимитов — то повышается риск остановки производства из-за нехватки материалов, переплата за срочные доставки, неровный характер работы снабженцев с авралами и простоями.
Качественный план закупок не просто учитывает потребности организации, отделов и сотрудников в сырье, товарах и услугах на заданный срок, но и позволяет быстро реагировать на срочные запросы, синхронизировать бюджет на закупки и реальные потребности компании.
Создавайте планы закупок для компании, отдела, проекта. Согласовывайте их и анализируйте исполнение
- План закупок на год, полугодие, квартал или месяц можно создавать как для компании целиком, так и для отделов или проектов.
- В план можно вносить изменения по мере уточнения потребностей.
- Каждый план согласовывается — руководство компании может контролировать расходы, определять, насколько важны те или иные потребности и заявки. Необоснованные потребности исключаются из плана.
Возможность корректировать и актуализировать план — это инструмент, который позволяет сделать планирование закупочной деятельности эффективным:
- Дополнительные потребности в материалах и услугах можно добавить в план после их согласования.
- Все согласования ведутся внутри системы «Умные закупки» — изменения плана не произойдут бесконтрольно, они видны в истории изменений.
- План корректируется в зависимости от потребностей или бюджета.
Проверьте, все ли в порядке с планированием и организацией закупок в вашей компании:
- Каждый сотрудник знает статус своей заявки на закупку?
- На составление и отправку заявки на закупку уходит не более пары минут?
- Ваша компания часто получает скидки за объем от поставщиков?
- Закупщики не тратят свое время на поиск, проверку и уточнение заявок?
- Закупщикам очень редко приходится работать в авральном режиме?
Если хотя бы на один вопрос вы ответили «Нет» — запишитесь на онлайн-демонстрацию «Умных закупок» и узнайте, как улучшить планирование.
Закажите онлайн-демонстрацию возможностей «Умных закупок»
Получив вашу заявку, мы:- Позвоним по телефону и договоримся об удобном для вас времени.
- Созвонимся по Zoom или Skype и обсудим, какие цели перед вами стоят, и как организован процесс закупок.
- Покажем, как с помощью «Умных закупок» вы сможете решить проблемы и достичь целей.