Срывы поставок, замена бракованных товаров «со скрипом» и только после долгих переговоров, отказ от инцидентного срочного ремонта или проблемы с пересортицей — показания к тому, чтобы пополнить, полностью или частично изменить базу ваших поставщиков. Или, как минимум, улучшить контроль за качеством их работы. А чтобы проблемы из-за недобросовестных поставщиков не превратились в систему — нужна постоянная работа с базой поставщиков. Как минимум, она включает в себя:
- Регулярные проверки поставщиков — продолжают ли они соответствовать вашим требованиям.
- Проведение переговоров при пролонгировании, чтобы получить более выгодные условия.
- Создание резерва поставщиков — на случай, если основные не смогут выполнить обязательства по договору.
- Поиск поставщиков с лучшими ценами и условиями.
Чтобы успевать системно работать с поставщиками, можно использовать средства автоматизации для управления качеством поставщиков.
Управление поставщиками — модуль онлайн сервиса «Умные закупки», с помощью которого вы можете автоматизировать и систематизировать работу с поставщиками:
- Проводить аккредитацию и регулярную проверку — оценивать новых контрагентов, а также качество работы тех, с кем уже сотрудничаете. Вы сами устанавливаете срок, когда нужно проверить поставщика, чтобы на регулярной основе «измерять» качество его работы.
- Вести договорную работу — в профиле поставщика сохраняются все договоры и события по каждому из них. Чтобы улучшить условия договора, можно настроить оповещение о скором пролонгировании. У вас будет время подготовиться к переговорам — сравнить цены, по которым работаете с поставщиком, с альтернативными предложениями.
- Формировать списки резервных поставщиков — на случай, если основной поставщик не справится. Список резервных поставщиков можно использовать и для проведения крупных закупок — распределив заказ между несколькими контрагентами. Предложения от резервных контрагентов — это еще и аргумент в переговорах с основным поставщиком об улучшении договорных условий.
- Организовывать претензионную работу, чтобы «приучать» поставщиков к деловой дисциплине и компенсировать потери от невыполнения ими обязательств. Все нарушения фиксируются в профиле поставщика — собрать факты, чтобы обосновать претензии к поставщику, можно за пару кликов.
Хотите узнать больше про управление поставщиками в сервисе «Умные закупки»?
Запишитесь на бесплатную онлайн-презентацию системы
ЗаписатьсяПолучите новые возможности с сервисом «Умные закупки»:
Оценивайте качество работы поставщиков
- Проверяйте поставщиков с помощью аттестаций, анкетирования, опросов своих сотрудников.
- Собирайте информацию о нарушениях и ведите претензионную работу.
Улучшайте условия сотрудничества
- Получайте все данные о работе с поставщиками и используйте их в ходе переговоров.
- Получайте напоминания об окончании сроков действия договоров и готовьтесь к переговорам заранее.
Создавайте пул резервных поставщиков
- Определяйте сырье, товары и услуги, своевременная поставка которых критична для вас.
- Создавайте пул резервных поставщиков для критичных и рискованных категорий.
Оценивайте качество поставщиков и работайте только с надежными
В Управлении поставщиками «Умных закупок» оценка качества поставщика возможна на всех этапах сотрудничества:
- После регистрации поставщика в «Умных закупках вы можете провести аттестацию — проверку, по итогам которой контрагента допускают к участию в закупкам. В «Умных закупках» такая проверка называется аккредитацией.
- Спустя выбранное вами время после начала сотрудничества можно проводить оценку поставщиков по критериям качества. Факты для проверки, включая данные об участии и победах в закупках, заключенных договорах и нарушениях договорных обязательств, хранятся в системе. Для регулярных оценок контрагентов можно использовать опросы собственных сотрудников — юристов, которые проверяют договоры, бухгалтеров, представителей производства, которые пользуются закупаемыми товарами.
- Перед любым тендером можно проводить предквалификацию — балльную оценку поставщиков, которых вы планируете привлечь к участию в тендере. Предквалификация помогает отобрать подходящих для участия в закупке контрагентов, чтобы создать между ними конкуренцию.
Аккредитации, аттестации и предквалификации полностью настраиваются в соответствии с вашими требованиями: вы решаете, как проверить поставщика и в какие сроки. Вы оцениваете контрагента так, как вам удобно, чтобы получить максимум информации. Данные по каждой аттестации хранятся внутри системы: они доступны в профиле поставщика.
Хотите увидеть, как реализовано управление поставщиками в «Умных закупках»?
Запишитесь на бесплатную онлайн-презентацию системы
ЗаписатьсяУпрощайте договорную работу и улучшайте условия сотрудничества с поставщиками
Управление поставщиками в «Умных закупках» позволяет вовремя подготовиться к переговорам, чтобы улучшить условия, на которых контрагент поставляет товары и оказывает услуги.
Чтобы добиться от поставщика уступок, используйте:
- Данные, которые хранятся в системе «Умные закупки» — в считанные минуты вы можете «поднять» результаты опросов ваших сотрудников о работе поставщика, изучить договоры, собрать информацию о нарушениях контрагентом обязательств.
- Данные, полученные по итогам запроса предложений от конкурентов поставщика — с цифрами на руках получить скидку и улучшить условия поставки будет проще.
Чтобы подготовиться к переговорам с поставщиком, нужно время. В «Умных закупках» вы можете настроить оповещения о скорой автоматической пролонгации договора — и, получив оповещение, заранее собрать фактуру для переговоров. Настраивать оповещения, контролировать события, связанные с исполнением договоров, фиксировать информацию о нарушениях можно с помощью инструментов модуля «Управление договорами».
Создавайте пул резервных поставщиков для обеспечения надежности поставок
С помощью Управления поставщиками в «Умных закупках» можно решить и вопрос стабильности поставок. Если основной поставщик не справляется с текущими поставками или вашей компании внезапно потребовалось больше товаров, к сотрудничеству можно привлечь других поставщиков.
Управление поставщиками позволяет формировать списки альтернативных источников нужных вам товаров и услуг заранее.
- Приглашайте на регистрацию в системе новых поставщиков.
- Проводите с ними анкетирование.
- В считанные минуты формируйте списки поставщиков по группам товаров и типам услуг.
- Приглашайте резервных поставщиков на тендеры.
- Распределяйте между резервными поставщиками крупные заказы.
Ускоряйте претензионную работу и компенсируйте потери от действий ненадежных поставщиков
В профиле каждого поставщика автоматически сохраняется информация о контрактах, которые он выполнил, о нарушениях контрактных обязательств, участии и победах в закупках и любой другой активности контрагента. Эти данные можно использовать для претензионной работы: собрать информацию о фактах нарушения поставщиком договорных обязательств можно за минуту.
Проверьте себя:
- Вы автоматически пролонгируете договоры с поставщиками, не пытаясь получить более выгодные условия?
- Вы испытываете сложности при переговорах с поставщиками о получении скидок и улучшении обслуживания?
- Список ваших поставщиков давно не пополнялся?
- Вы не знаете, к кому обратиться, если основной поставщик ключевых товаров и услуг не справится с заказом?
- Чтобы потребовать от поставщика компенсацию за нарушения договорных обязательств, приходится тратить много времени?
Если хотя бы на один вопрос вы ответили «да», узнайте, как решить проблему на онлайн-демонстрации системы «Умные закупки».
Закажите на онлайн-демонстрацию возможностей «Умных закупок»
Получив вашу заявку, мы:- Позвоним по телефону и договоримся об удобном для вас времени.
- Созвонимся по Zoom или Skype и обсудим, какие цели перед вами стоят, и как организован процесс закупок.
- Покажем, как с помощью «Умных закупок» вы сможете решить проблемы и достичь целей.